Řídíte? Řiďte lépe aneb mapování procesů

Úvod

Procesní přístup je základním principem při řízení malých firem i velkých, nadnárodních společností. Pomáhá zmapovat všechny činnosti, které ve společnosti probíhají a zprůhlednit tak celkově její fungování. Díky mapování a následnému řízení firmy přes procesy dochází k odhalení silných a slabých stránek, i odhalení nedostatků v odpovědnostech a pravomocech jednotlivých zaměstnanců. Procesy, které probíhají uvnitř firmy, na sebe navazují a výstupy z jednoho procesu jsou vstupem do procesu dalšího. Jednotlivá oddělení si tedy jsou vzájemnými interními „dodavateli" a „zákazníky", a tento úhel pohledu sebou přináší mnoho nových poznatků.

Cíl

• Zmapování procesů, jejich provázanosti, vstupů, výstupů a jasné definování odpovědností za jednotlivé oblasti. 
• Definice účelů jednotlivých procesů.
• Identifikace toku informací, záznamů a produktů.
• Popis současného stavu a doporučení pro zlepšení fungování firmy přes procesní přístup.
• Jasný controlling a reporting.
• Řízení firmy procesním přístupem, dohledání odpovědností a kritických míst.

Přínosy pro zákazníka

Co Vám produkt přinese?

• Kontrola firmy na základě skutečných údajů.
• Odhalení silných stránek a potenciálních kritických míst při řízení společnosti.
• Odstranění slepých míst při návaznosti procesů.
• Jasné a přehledné grafické znázornění fungování společnosti.
• Procesy, činnosti a lidé jsou systémově řízeni.
• Doporučení pro zlepšování fungování firmy.
• Využití mnohaletých znalostí dynamické poradenské společnosti MBK Consulting.
• Nezávislý pohled poradce z týmu profesionálů se zkušenostmi v oboru.

Organizační údaje

Doba realizace/termín

Lze vycházet z předpokladu, že každé oddělení ve firmě je samostatný proces, na každý proces je třeba 2 - 5 hodin, firma okolo 50 zaměstnanců cca 10 - 15 dní práce.

Trenér/poradce

Petra Císařová, Petr Dub,

Cena nebo kalkulace

Cena je účtována na základě konkrétní poptávky, odhadu počtu procesů a počtu dní, a odvíjí se od počtu hodin strávených ve společnosti stejně tak, jako od rozsahu projektu.

Podrobný popis produktu

 základě rozhovoru s vedoucími pracovníky jednotlivých oddělení, prostudování souvisejících a dostupných informací, dochází k identifikaci procesů a upřesnění odpovědností a pravomocí. Poradce identifikuje pomyslnou červenou nit, která by měla plynule procházet skrze celou společnost.

• Analýza stávajícího stavu ve společnosti, stávající procesy a strategie.
• Identifikace procesů ve společnosti, jejich rozdělení na hlavní a podpůrné procesy.
• Určení interního nebo externího zákazníka (příjemce hodnoty, kterou proces vytváří).
• Stanovení vlastníků procesů, tedy odpovědné osoby za výsledek a průběh procesu.
• Stanovení klíčových ukazatelů, kterými bude proces sledován a hodnocen (obrat, náklady na jednotku výroby, cena reklamací, čas od poptávky k realizaci, atd.).
• Optimalizace procesů a eliminace procesů, které nevytvářejí hodnoty.
• Popis procesů.
• Zkušební fungování nově zvoleného přístupu.
• Pravidelné ověřování funkčnosti.

Postup při realizace

Určitě Vás zajímá, jak budeme při práci postupovat, co bude jejím výsledkem a zda jsme ti praví pro tuto činnost. Dovolíme si Vám tedy při osobní prezentaci ukázat všechny podrobnosti a necháme Vás nahlédnout do „naší kuchyně".

Harmonogram a postup

Jednotlivé kroky a průběh projektu bude zhruba následující:

• Celý projekt začíná úvodní schůzkou s top managementem (ředitelem, general managerem, prezidentem..), a na základě jeho očekávání a představ, si při úvodním jednání společně definujeme cíl projektu a další podrobnosti (časový výhled, plán schůzek, četnost,...).
• Příprava je víceméně na nás, a na základě Vámi dodaných podkladů a materiálů začneme tvořit podklady pro mapování procesů. Máte-li jakékoliv dokumenty, které popisují různé oblasti a fungování ve vaší firmě, rádi je nastudujeme a využijeme. Příprava šablon do vašeho designu je samozřejmostí, proto budeme rádi i za vaše logo a manual „Corporate identity".
• V předem dojednaném termínu zahájíme mapování procesů s celým managementem na „Kick-off meetingu". Na této schůzce bude náš poradce v roli moderátora a za pomoci workshopu společně nalezneme vysvětlení pro slova jako proces, vlastník, vstup, výstup...... Hlavním cílem poradce bude koučovat manažery správným směrem a společně identifikovat a pojmenovat procesy, které Vaši pracovníci vnímají. Určíme si ty procesy, které jsou pro Vás důležité a nastavíme si další plán a harmonogram.
• Na každé další schůzce se budeme věnovat 1-2 procesům, což se odvíjí od složitosti činností v procesu zahrnutých a dokumentů, které již k procesu existují. Mezi jednotlivými schůzkami je vhodné nastavit prodlevu cca 14 dní, aby Vaši pracovníci měli čas si návrhy od našeho poradce v klidu projít, vyjádřit se a sepsat připomínky, případně dopracovat další potřebné dokumenty a vzory, potřebné pro správný průběh procesu a zaškolení dalších pracovníků (vzor nabídky, smlouvy, obchodních podmínek, záznamy z kontroly, vstupní kontrola, atd.) Jakým procesům dáme přednost, je čistě na Vašem rozhodnutí a časových možnostech Vašich kolegů. Bude-li to třeba, podíváme se vždy i na konkrétní dané pracoviště a ověříme si průběh procesu v praxi.
• Vypracujeme pro Vás z každé schůzky Přehled aktivit, doporučení a úkolů, který budeme průběžně aktualizovat a zasílat, aby bylo možné udržovat přehled aktuálního dění a průběhu projektu.

Další důležité informace

• Z našich dlouhodobých zkušeností vyplývá, že v průběhu mapování procesů na jednotlivých schůzkách, vyplyne ještě několik dalších procesů, které se rozhodneme pojmenovat. Zda se jim budeme věnovat, či nikoliv, je pouze na Vašem rozhodnutí.
• Do projektu je vhodné zapojit všechny manažery (vedoucí pozice), kteří jsou odpovědní za činnosti na svém oddělení. Právě oni jsou ti, se kterými budeme vše analyzovat, projednávat, popisovat, a definovat do finální podoby. Popisy procesů se tím stanou jejich dílem, přijmou je lépe za své, a protože jim rozumějí, mohou je pak skvěle prezentovat svým podřízeným a kolegům.
• „Neprodáme Vám rybu, ale naučíme Vás rybařit" je naším heslem, a tím se i řídíme. Při našich společných sezeních budou manažeři zcela zapojeni do mapování procesů a tím se této činnosti skvěle naučí. Po dokončení projektů nebo v jeho jakékoliv fázi (záleží na typu smlouvy) se můžete rozhodnout, že si dále budete schopni procesy mapovat sami a nás požádáte pouze o ověřování v praxi, nebo zda s námi budete pokračovat dál.
• Jak dlouho budou jednotlivé etapy a realizace celého produktu trvat?
  • Úvodní schůzka cca 2 - 4 hodiny.
  • Příprava tvorba cca 2 - 4 hodiny.
  • Kick off meeting 6-8 hodin.
  • Každý další schůzka - modelování procesů, 2-5 hodin na proces, někdy je třeba i více času a to hlavně v začátcích.